И-Оффис гэж юу вэ?

Энэ нэршил ойлголт бидэнд саяхнаас дуулдаж эхэлсэн мэт боловч тийм ч бас шинэ эд биш ээ.

Идэвхитэй шинийг санаачлагч бизнесменүүд, төрийн байгууллагын дарга нар байгууллагынхаа дотоод үйл ажиллагаанд мэдээллийн технологийг нэвтрүүлж байгууллагын чадавхийг сайжруулах зорилгоор И-Оффисыг хэрэглэх гэж оролдож байсан боловч ихэнх оролдлого нь нуран унаж байж.

Гэхдээ л И-Оффис гэхээр мэддэг ч юм шиг мэддэггүй ч юм шиг бүрхэг ойлголттой байгууллагын удирдлагууд одоо ч гэсэн цөөн бус байгаа нь үнэн юм. И-Оффисыг ойлгогдохоор тайлбарлах гээд үзье! Оффисын ажилтнууд бид ажил дээрээ юу хийдэг вэ?
Хийдэг ажлаа хөнгөвчлөх, цаас болон цаг хугацаа хэмнэх боломж ер нь байгаа юу? Хэрвээ байгаа бол тэр нь юу юм?

Хэрэв танай байгууллага И-Оффисын програм ашигладаг бол ажил ингэж өрнөх нь байна.

1. Ажилд авах

Ажилтан шалгаруулж авах үйл явцыг байгууллагын хүний нөөцийн менежер ажлын ширээнээсээ И-Оффисын тусламжтайгаар хөтлөн явуулна. Компьютер дээрээ ажлаа хийж суутал И-Оффис дээр ажил хайгчийн шинэ анкет бүртгэгдэн орж ирнэ /байгууллагын албан ёсны вэб хуудас дээр онлайнаар бөглөсөн/.

Ингэж орж ирсэн олон анкетаас эхний шатны шалгаруулалтыг хийж тэнцэгсдийн жагсаалтыг ажлын байрны захиалга өгсөн хэлтсийн дарга нар руу илгээнэ. Гэхдээ хэвлэж биш шүү, зөвхөн програмаар явуулна. Хэлтсийн дарга нар ахлах менежерүүдтэйгээ зөвлөлдөн хариу илгээснээр хүнээ сонгоно.

2. Ажлын цагаа бүртгүүлэх

Ажилтан бүр ажилдаа ирсэн цаг, тарсан цаг, өвчтэй чөлөөтэй байсан хугацаагаа өдөр тутам И-Оффис дээрээсээ харж зөв буруу алдаж оруулсан тохиолдол бүрийг өөрөө хянана. Нягтлангийн мутарласан сарын эцэст гардаг тайлангаар цалингаасаа хасуулах явдал баяртай болох нь.

3. Харилцагчидтайгаа захидал /э-мэйл/-аар харилцах

Манайхан www.gmail.com , www.mail.yahoo.com гэх мэт хувь хүнд зориулсан э-мэйлийн програмыг шууд албан хэрэглээнд буюу зориулалтын бусаар ашигладаг. Хамгийн гол нь таны болон танай байгууллагын нууц чухал баримт бичгүүд гадаадын компанийн мэдэлд шилжихийг та өөрөө зөвшөөрч байна гэсэн үг юм. Мэйл сервер нь Монголд байрлах албан э-мэйлээ И-Оффистойгоо холбож өгснөөр та байгууллага дотроо төдийгүй гадагшаа хэнтэй ч харилцах боломжтой болох юм.

4. Ажлаа шударгаар үнэлүүлэх

Таны өдөр бүрийн хийж байгаа ажил таны удирдлагад шууд харагдана. Та сарын эцэст ажлын тайлангаа цаасан дээр баахан сараачих хэрэггүй. И-Оффис програм ажлын тайланг чинь ярайтал гаргаад ирнэ. Яг ижилхэн цалин авдаг хэрнээ нэг нь ширээнийхээ ард нөгөө нь гадуур хувийн ажлаа амжуулаастай, эсвэл яг адилхан ажлын ачаалалтай мөртлөө тэнгэр газар шиг зөрүүтэй цалин авдаг явдалд ингээд цэг тавья! Хамгийн гол нь та ажлын цагийг хийдүүлдэггүй үнэнчээр ажилладаг байх хэрэгтэй шүү!

5. Албан хэрэг хөтлөлт буюу албан бичгийн төлөвлөлт, хөтлөлт, шийдвэрлэлт

За энэ дээр ч цаас цаг хугацаа хоёрыг харин ч нэг үрж өгнө дөө. Ямар нэгэн програм хэрэглэдэггүй бол ирсэн явсан бичиг, өргөдөл гомдлыг журнал дээр хөтлөхөөс өөр аргагүй. Ажилтан албан бичиг төлөвлөнө, бичнэ, хэвлэнэ, даргадаа үзүүлнэ, алдаагаа засуулна, ажлын нэг өдөр өнгөрнө.

Эцсийн байдлаар бичгийн дугаараа аваад өнөөх бичгээ харилцагч байгууллага руу аваад гүйнэ /хөдөө орон нутаг руу бол 1-7 хоног зарцуулан байж шуудангаар илгээнэ/. Байгууллагад ирсэн бичгийн хувьд бүр хүнд. Одоогоор түгээмэл хэрэглэгддэг бичиг хэргийн програмууд компьютер дээр суугддаг бөгөөд олон сул талтай байдаг:

• Шийдвэрлэгдээгүй бичиг хэнээс хэнд дамжаад яг одоо хэнд байгааг тухай бүрт нь бичиг хэргийн ажилтан програм руугаа өөрөө заавал шивж оруулна.
• Тухайн бичгийн шийдвэрлэлтэнд оролцогчид энэ тухай мэдэх аргагүй.
• Тухайн бичгийн бүртгэлийг програм руу оруулж тэндээсээ зөвхөн хэд гурван тайлан гаргах багаахан үүрэгтэй.

Тэгвэл И-Оффис програм зөвхөн нэг байгууллагын биш бүр маш олон байгууллагын бичиг хэргийн цахим урсгалыг зохицуулж байдаг. Танайх түүнд нэгдсэнээр бичгээ яг л э-мэйл шиг илгээж бас хүлээн авах боломжтой болно. Танайд ирүүлсэн өргөдөл гомдлын шийдвэрлэлтийн явцыг хүмүүс И-Оффисоос чинь өөрсдөө харчихна. Өмнө нь бүх зүйл цаасаар явдаг байсан бол одоо бүгд цахимаар шийдэгдэнэ. Цахим гарын үсгийн хууль хэрэгжээд эхэлбэл танай оффисын өрөөнөөс А4 цаас принтертэйгээ хөөгдөөд гарах нь.

6. Ажилдаа чатыг хэрэглэх

Ажилчид хоорондоо утсаар ярих эсвэл нэг нэгнийхээ өрөө рүү байнга гүйж хажууд нь очиж хашгирч байж ажлаа амжуулдаг. Эсвэл Yahoo, Facebook-ийн мессенжерийг ажилдаа хэрэглэнэ. Ажлаа хийж явснаа сошиал сайтуудаар хэсээд эхлэнэ. Ажил олгогчоосоо цалин хулгайлж эхлэнэ. Энэ байдлыг И-Оффис л зогсоож чадна. Интернетэд холбоотой л бол та хаанаас ч И-Оффис руугаа орон бусадтайгаа чаталж болно.

7. Хурал хурал бас дахиад л хурал...

Хуралдаад л байна, даваа гариг бүрийн хурал, ээлжит бус хурал, хувь нийлүүлэгчдийн хурал, ТУЗ-ийн хурал, хэлтэс албадын хурал гээд дуусахгүй. Нэг цаг үргэлжлэх хурал 2 цаг болж сунана. 2 цагийн хурал 3 цаг үргэлжилнэ. Хурал эхлэхээс хэд хоногийн өмнө хурлын төлөвлөгөөг харж хэлэлцэх асуудлууд дээр саналаа хэлж, тавигдах танилцуулгуудыг /presentation/ яагаад харчихаж болохгүй гэж? И-Оффис үүнийг чадна.

8. Байгууллагын дотоод уур амьсгал, ажилчид хоорондын харилцаа, мэдээллийн урсгалын хурдан шуурхай байдал

Танай байгууллагын соёл ямар вэ? Ажилчид хоорондын харилцаа ямар түвшинд байгаа вэ? Хоорондоо хэр нийцтэй вэ, ажил дээрээ хэр чөлөөтэй вэ? Энэ бүх асуултанд И-Оффис эерэг хариулт олоход тань туслана.

Шинэ санал санаачлага гарган түүндээ бүгд идэвхтэй оролцон хэлэлцүүлэг өрнүүлэх, аливаа маргаантай зүйлийг санал асуулгаар шийдвэрлэж, хэрэгтэй мэдээ мэдээллийг бусадтайгаа хуваалцаж, амралт зугаалгаар явсан зургаа И-Оффистоо оруулж хөгжилтэй яриа өрнүүлэх гээд байгууллагын дотоод уур амьсгалыг халуун дулаан болгох боломжийг И-Оффис бүрдүүлж өгөх нь ээ. Хэрэгтэй чухал файлуудаа бүгдийг нь И-Оффистоо хуулж авснаар танд одоо флаш мемори дээр зөөж явах хэрэггүй болно. Хол шид тэднийгээ!

9. Зөвхөн компьютерээс биш

И-Оффисын програмын боломж үүгээр дуусахгүй. Та гар утас, таблет зэрэг орчин үеийн ухаалаг төхөөрөмжүүдээс И-Оффис руугаа орж програмуудаа ашиглаж болно. Түгжрээнд орсон үедээ, сургалт семинарт сууж байхдаа, хэнд ч хэрэггүй хурал, арга хэмжээнүүдэд оролцох үедээ гар утаснаасаа ажлаа хийгээд суух нь байна.

Гар утаснаасаа э-мэйл явуулж, гар утаснаасаа бичгээ цохож, гар утаснаасаа бусдад ажил даалгаж, гар утаснаасаа саналаа өгөх нь байна. Энэ бол технологийн дэвшил, энэ бол И-Оффисын гайхамшиг! И-Оффис өнөөдөр хөгжиж байна, үүлэн тооцоолол руу шилжиж улам хүчирхэгжиж байна. E-Office /Electronic office/ буюу цахим оффис маань I-Office /Internet office/ буюу интернет оффис болж байна. Та яарахгүй бол танай байгууллага хоцроно!

Зөвлөгөө

И-Оффис, и-оффис и-оффис ... Цөөн биш захирлууд энэ үгэнд дургүй болжээ гэхдээ яагаад тэд дургүй болов? Байгууллагад нь үнэхээр энэ програм хэрэггүй гэж үзэв үү эсвэл өөр шалтгаан байна уу? Энэ талаар жаахан судлаад үзвэл юм олдож байна.
И-Оффисын систем хөгжүүлдэг Монголын програм хангамжийн компаниуд олон алдаа гаргадаг байна. Үүнээс нь болж И-Оффисын нэр хүнд унажээ гэж ойлгохоор байна:

1. Програм нь түүхий байхад шууд худалдаад эхэлдэг. Нэр хүндтэй компаниуд бүтээгдэхүүнийхээ алдааг сайн шалгаж бодит хэрэглээн дээр туршсаны эцэст сая худалдаанд гаргадаг.
2. Эхнээс нь өөрсдөө боловсруулдаггүй шууд нээлттэй эх /open source/ ашиглаад байдаг. Энэ нь нууцлал хамгаалалт талаасаа ч тэр цаашид өөрсдийн дураар хөгжүүлэх бололцоо нь ч хязгаарлагдмал болчихдог.
3. Програм хөгжүүлэлт, хэрэглэгчтэй харилцах үйлчилгээ хоёрын зохистой харьцааг баримталдаггүй. Програмаа л бичээд суудаг, хэрэглэгчээс ирсэн гомдлыг тоодоггүй компани байхад эсрэгээрээ програм нь маш муу хэрнээ худалдан авагч нарыг худлаа сэнхрүүлэгч компани бас байна.
4. Програмын далд хэсэг буюу үндсэн кодчилол архитектур нь сайн хэрнээ хэрэглэгчдэд харагдах /UI/ хэсэг нь маш муу буюу хэрэглэгч хэрэглэхэд хялбар байдал нь уначихдаг.
5. Програмын нэвтрүүлэлт дээр анхаарал бага тавьдаг. Ялангуяа програмын сургалт маш муу явуулдаг.

И-Оффисын програм үнэхээр хэрэгтэй гэж үзээд авахаар шийдсэн бол дараах зүйлүүд дээр худалдан авагч байгууллагууд маань анхаарах хэрэгтэй:

1. И-Оффисын систем нь олон програмуудын цогц /дор хаяж 11-15 програмаас бүрддэг/ тул анх худалдаж авахад жирийн нэг програмаас маш үнэтэй тусдаг. Програмын хөгжүүлэлт тасралтгүй үргэлжлэх шаардлагатай байдаг тул засвар үйлчилгээний төлбөр жил бүр төлөх ёстой байдаг.

2. Үнэтэй програм учраас сайн судалж:
• Програм хангамжийн мэргэжлийн компанийг сонгох
• Тухайн И-Оффис програм олон жил хэрэглэгдээд сайн туршигдсан байх шаардлагуудыг тавих хэрэгтэй.

3. Байгууллагын жижиг томоос хамаардаг тул програмын нэвтрүүлэлтийн хугацааг хангалттай тавьж өгөх

4. Танай байгууллага удирдлагын төвшиндөө ч тэр албан хаагчдын хүрээнд ч тэр И-Оффисын програмыг ашиглах хүсэлгүй бол худалдан авах шаардлагагүй. Мөнгө нь төлөгдсөн боловч програм нь хэрэглэгдэхгүй байна гэдэг тухайн програмыг боловсруулсан компанийн нэр хүндэд ч тэр И-Оффисын нэр хүндэд ч халтай юм.

Төгсгөлд нь 92 жилийн настай “Мэдээллийн технологи, харилцаа холбооны салбар”-т хамаарагддаг төрөөс дэмжих биш сөхрүүлэх бодлого баримтлаад байхад тэсээд үлдэж чадсанд нь Монголын програм хангамжийн компаниуддаа, мэргэжил нэгт нөхөддөө баяр хүргээд дэлхийн технологийн компани болох их амжилтыг хүсье!

Монгол програм хангамжийн хөгжлийн төлөө!

Эйбл Софт компани
able team
 
Улаанбаатар хот
2013 оны 8 сарын 28-ны өдөр