Төслүүдийн нийгэм, эдийн засагт өгөх хувь нэмэр, үнэ цэнэ, цар хүрээ хурдацтай өсөн нэмэгдэж буй энэ үед Монгол улсын төслийн удирдлагын салбарын хөгжлийг шинэ түвшинд хүргэхээр Олон Улсын Төслийн Удирдлагын Хүрээлэн (PMI)-ийн  салбар болох “Монгол дахь Төслийн Удирдлагын Хүрээлэн” ТББ (PMI Mongolia Chapter)  хүчин зүтгэж байна.

Олон Улсын Төслийн Удирдлагын Институт (PMI) нь дэлхийн хэмжээнд 2.9 сая гаруй мэргэжилтнүүдэд хүрч үйлчилдэг, 200 оронд үйл ажиллагаа явуулдаг бөгөөд төслийн удирдлагын боловсрол, судалгаа, зөвлөгөө өгч ажиллахын зэрэгцээ төслийн удирдлагын стандарт боловсруулж, 8 төрлийн мэргэшсэн зэрэглэл тогтоож, сертификат олгодог. Эдгээр сертификатууд нь тухайн мэргэжилтний төслийн удирдлагын мэргэшсэн байдлыг илтгэх шалгуур болж дэлхийн бүх улсад хүлээн зөвшөөрөгддөг.

“Монгол дахь Төслийн Удирдлагын Хүрээлэн” ТББ (PMI Mongolia Chapter) нь уншигчид та бүхний төслийн удирдлагын мэдлэгийг нэмэгдүүлэх зорилгоор “Таны төслийн удирдлагын мэдлэгт” цуврал дугааруудыг нийтлэн гаргаж байгаа бөгөөд 4 дэхь дугаар нь “Дижитал шилжилт” сэдвийн хүрээнд хүрч байна.

Таны төслийн удирдлагын мэдлэгт №4

Дижитал шилжилт: Байгууллагын стратеги

Тасралтгүй шинэчлэгдэн өөрчлөгдсөөр байгаа өнөөгийн бизнесийн салбарын хувьд, бизнес өөрөө дижитал болон цахим хэлбэрт шилжихгүй байх нь залуу үеийн үйлчлүүлэгчдэд хүрч ажиллахгүй байна гэсэн үг юм. Тэр ч утгаараа интернэтийн хувьсгалын дараа бий болсон байгууллагууд олон арван жилийн түүхтэй бусад байгууллагуудтай энэ тэнцүүхэн өрсөлдөж байна. Эдгээр байгууллагууд улам хөгжихийн тулд зах зээлд эзлэх хувь, хэрэглэгчийн бааз, ашигт байдлаа нэмэгдүүлэх өөрчлөлтүүдийг эхлүүлсэн. Тэдгээрийн нэг нь дижитал шилжилт юм.

Уламжлалт бүтэцтэй, тогтсон байгууллагуудын хувьд энэхүү дижитал хувьслыг бий болгохын тулд бизнесийн суурь зарчмаа хадгалахын хажуугаар бизнесийн үйл ажиллагаагаа дижитал хэлбэрт шилжүүлэх шаардлага гардаг тул шинээр үүссэн байгууллагатай харьцуулахад илүү их бэрхшээлтэй тулгардаг. Дижитал шилжилт нь технологийн хэрэглээнээс гадна байгууллагын үйл ажиллагааг бүрэн шилжилтэд оруулж чадах хэв маягийн өөрчлөлт юм.

Энэхүү шилжилт нь зөвхөн технологийн өөрчлөлт бус тухайн компани хэрхэн энэхүү технологийг өөрийн бизнестэйгээ уялдуулан үр ашигтай ашиглаж буйтай холбоотой.

Дижитал шилжилтийн үндсэн зарчмууд:

1. Үйлчлүүлэгчээ сайтар ойлгох: Аливаа бүтээгдэхүүн үйлчилгээний эцсийн хүлээн авагч нь үйлчлүүлэгчид байдаг. Иймд бүтээгдэхүүн хэрэглэгчийн ташаалд нийцсэн байх шаардлагатай. Орчин үеийн арга хэрэгслүүдийг ашиглалгүйгээр тэрхүү хүслийг тодорхойлно гэдэг нь боломжгүй зүйл. Харин хэрэглэгчийн хүслийг тодорхойлох хамгийн найдвартай арга хэрэгслүүдэд өгөгдлийн шилжилгээ болон цахим орчин багтдаг. Мэдээ мэдээллийн анализ нь хэрэглэгч худалдан авалт хийхдээ бүтээгдэхүүнээдээс алийг нь илүүд үзэж буй талаар таамаглах боломжийг олгодог. Жишээ нь: хэдэн үйлчлүүлэгч талхыг худалдан авахдаа чанамалыг давхар сонгосон бэ? Хэдэн хүн талхыг өндөгтэй авсан бэ? гэх мэт. Энэ мэдээлэл нь тус дэлгүүрт талхны хажууд өндөг эсвэл чанамалыг өрж борлуулах сэдлийг барааны төлөвлөлтөнд нь бий болгох юм. Цахим орчны хувьд хэлэлцүүлгүүд, like, dislike зэрэг үйлдлүүд нь компаниудад өөрсдийн бүтээгдэхүүнээ массыг хамарсан түвшинд хүргэж өөрчлөхөд нь тусладаг байна.
2. Үйл ажиллагааны цахимжуулалт: Интернэтийн хүртээмж болон дата багцын хямд байдлаас үүсэн бүтээгдэхүүний талаарх сэтгэгдэл агшин зуурын дотор тархдаг болсон. Энэхүү мэдээллүүд нь нэмэлт үйлчилгээ үзүүлэх эсвэл асуудал гарсан үед шуурхай засвар хийх зэрэгт ашиглагдаж болно. Жишээ нь гар утсыг хурдтайгаар цахим орчинд борлуулж байх үед цуглуулсан мэдээлэл нь илүү их худалдан авалт хийгдэх боломжтой байршлыг тогтооход ашиглагдаж болно. Тэрхүү утаснуудтай хамт борлогдсон хэрэгслүүдээс (чихэвч, холбогч гэх мэт) үндэслэн хэрэглэгчид тоглоом, кино, дуу зэрэг зүйлсэд хэр их сонирхолтойг мэдэж болно. Харин үзвэр үйлчилгээний зах зээл тэр мэдээлэлд үндэслэн хэрэглэгчдийн утсан дээрх киноны төрөлд тохирсон гар утасны програмыг сурталчилдаг байна. Тэгэхээр ийм төрлийн дижитал үйл явц нь бизнесийг хэрэглэгчийн тоо болон ашигт ажиллагаагаа нэмэгдүүлэхэд тусалдаг байна.
3. Байгууллагын соёл: MIT Sloan Management судалгаа болон Deloitte Digital (2017) байгууллагуудын гаргасан судалгааны дагуу томоохон байгууллагуудад тулгараад буй хамгийн аюултай асуудал бол байгууллага доторх идэвхгүй байдал байжээ. Маш олон тохиолдолд тухайн компаний хамгийн том дайсан нь өрсөлдөгч байгууллага байхаасаа илүүтэйгээр өөрсдийнх нь тэмүүлэлгүй байдал байдаг аж. Томоохон байгууллагуудын хувьд соёл бол дижитал хувьслыг хийхэд тулгардаг хамгийн том бэрхшээл юм. Жишээ нь томоохон мэдээллийн технологийн үйлчилгээний газар ажилчдаа шинэ сургалтанд хамруулжээ. Ажилчдыг үүлэн тооцоолол, дата анализ, дизайнд суурилсан сэтгэлгээ, дижитал маркетинг зэрэг  мэдээллийн технологийн салбарын сүүлийн үеийн технологиудыг ашиглахад хялбар байлгах үүднээс энэхүү сургалтанд суухыг уриалсан байна. Өөрсдийн чадвараа өөрчлөхийг хүсч байсан ажилчид шинэ албан тушаалд амжилттайгаар дэвшсэн байна. Харин шинэ зүйлс сурахыг тийм ч их сонирхоогүй бусад ажилчдыг аль хэдийн шинэ чадварыг эзэмшсэн ажилчдын дунд оруулсан байна. Энэ нь ажилчдыг үйлчлүүлэгчидтэй дижитал хэрэгсэлээр харилцаж чаддаг болоход туслах юм.
4. Ажилчдаа хөгжүүлэх: Ажилчид болон тэдний чадвар бол дижитал хувьслын гол түлхүүр юм. Ажилчдыг сургах нь нэн чухал байх 2 томоохон шалтгаан бий. Нэгдүгээрт, ажилчид электрон хувьслыг хийх чадварын хажуугаар үйлчлүүлэгчдэд үйлчлэх чадваруудыг мөн эзэмших хэрэгтэй. Хоёрдугаарт, өндөр бүтээмжтэй байгууллагууд өөрсдийн үнэ цэнийг нэмэгдүүлэх сонирхолтой байдаг. Жишээ нь: Эдийн засгийн уналтын үеэр томоохон програм хангамжийн компани ажилчдаа цомхотгохын оронд зах зээлд хэрэгцээтэй чадварт бэлтгэсэн байна. Хямрал дууссаны дараа тэрхүү чадвар маш эрэлттэй болсон ба тийм төвшний мэргэжилтнийг өндөр үнээр хөлслөх шаардлагагүй болсноороо тус компани хожсон юм.
5. Ажайл аргачлал: Бэлэн болсон бүтээгдэхүүнээ авахаар хүлээх 3-4 сарын хугацаанд үйлчлүүлэгч болон үйлдвэрлэгч талууд санаа зовинох нь түгээмэл байдаг. Үйлчлүүлэгчид бүрэн бүтэн бүтээгдэхүүнийг хүсч байдаг бол үйлдвэрлэгчид үйлчлүүлэгчдийг тус бүтээгдэхүүнийг хүлээн аваасай хэмээн найдаж байдаг. Тус 2 талын хүлээлт хоорондын зөрүү хэт их байвал төслийг төлөвлөсөн хугацаа, зардлаасаа илүү гаргахад хүргэх зэрэг гэнэтийн асуудлуудыг үүсгэдэг. Ажайл аргачлал нь хэдийгээр бүтээгдэхүүний чанарт баталгаа өгөхгүй ч боломжийн төвшний бүтээгдэхүүнийг үйлчлүүлэгчид өгдөг. Сүүлийн арван жилийн хугацаанд энэхүү аргын хэрэглээ нэмэгдсээр байгаа юм.

Дижитал шилжилт хийх төслийг амжилттай хэрэгжүүлэхэд нөлөөлөх хүчин зүйлс 

1. Татгалзахын аргагүй ажиллах нөхцлийг төслийн удирдлагадаа бий болгох.

Төслийн баг төслөө хэрхэн явуулах тухай, мөн яагаад тус төслийг хэрэгжүүлж буй тухай мэдэж байх ёстой. Ялангуяа төслийн удирдагч нь тус төслийн хүлээлт, ашиг тусыг багтаа ойлгуулах хэрэгтэй. Мөн энэ нь гишүүдэд ямар хамааралтай болох талаар ойлгуулснаар төслийн багийн хүсэл тэмүүлэл нэмэгдэх юм.

2. Эхний өдрөөсөө л төслийн удирдлагыг үнэн бодит, учир холбогдолтой, ашигтайгаар ашиглах.

Заримдаа үйл явц дахь бүхий л алхмуудыг нэг бүрчлэн дагах нь хүндрэлтэй байдаг. Тийм ч учраас алхмуудын дагуу нэг бүрчлэн хийсэн ч төсөл зорьсон зорилгодоо хүрээгүй байх тохиолдлууд гардаг. Төслийн удирдагчийн гол үүрэг бол шаардлагатай төслийн үйл явц, алхмуудыг гишүүддээ санал болгох юм. Харин багийн гишүүд тус ойлголт, арга хэрэгслүүдийг бүрэн ойлгосон байх ёстой.

3. Ажлын явцад сурсан чадвараа ашиглах боломжийг бий болгох.

Cтратегийн гол зорилгоо биелүүлэхэд багийн гишүүдийн шинэ чадвар чадамжууд байнга ашиглагдаж байх хэрэгтэй. Төслийн мэргэжилтнүүдэд мөн адил шинэ мэдлэгээ хэрэглэх, бусадтайгаа хуваалцах боломж олгох нь зүйтэй.

4. Хэрэглэгчдэд ээлтэй бүтэц зохион байгуулалтыг бий болгох.

Хүмүүс арга хэрэгсэл, бүтцээ ойлгохоос илүү төслөө ойлгоход цаг зарцуулах нөхцөлийг бүрдүүлэх нь чухал. Харин тэрхүү арга хэрэгслүүд болж өгвөл нэг хэсгээс шаардлагатай бүхий л төслийн үе шатуудыг ойлгуулахуйц хялбар байвал өөр өөр хэсгээс хайснаар үүсэх хүндрэлийг бууруулах юм.

5. Төслийн удирдагч болон гишүүдийн хувьд төслийг сонирхолтой байлгах.

Төслийг амжилттай хэрэгжүүлэхийн тулд төслийн ахлагч гишүүдэд сорилт, боломж, ажлын үнэлгээ, шаардлагатай дэмжлэгүүдийг өгч амжилтуудыг нь шагнах зэргээр эерэг түлхэцүүдийг өгөх хэрэгтэй. Үүний нэг жишээ бол уралдаан, хөгжөөнт тоглоом байж болно.

6. Төслийн удирдлагын байнгын суралцах орчин бүрдүүлэх.

Төслийг хэрэгжүүлэх үеийн үйл явц нь ирээдүйн удирдагчдыг бэлдэх талбар байх хэрэгтэй юм. Өөрсдийн ур чадвар, зан төлөв болон ачаалал даах чадвар, зөрчлийг зохицуулах зэрэг талуудаа хөгжүүлж буй хүмүүсийн хувьд төсөл бол сорилт юм.

7. Амжилтын бүрээ.

Төслийн амжилтууд үргэлж дурьдагдаж, багийн гишүүд ч мөн хичээл зүтгэлээ үнэлүүлж байх хэрэгтэй юм. Энэ нь ирээдүйн амжилтын эх юм.

Энэхүү бүтэц нь бизнесийн үйл явцыг амжилттай болгоход туслах ч дижитал хувьслын амжилтын баталгаа биш юм. Тиймээс удирдлагууд цаг тухай бүрт шинэ гэхээс илүүтэйгээр байгууллагад хэдийн бий болсон дэд бүтцийг ашиглан шаардлагатай санаачлагуудыг гаргах хэрэгтэй юм.

Байгууллага бүр өөрийн алдаанаас суралцан, үйлчлүүлэгчид, ажилчид, байгууллагын соёлдоо тохирсон стратегийг тодорхойлж байх хэрэгтэй. Удирдагч эцсийн зорилгодоо хүрлээ хэмээн эндүүрч санаачлагатай байхаа болих үеэс бизнесийн уналт эхэлдэг. Дижитал хувьслын хувьд өөрчлөлт бол цорын ганц хувиршгүй хэсэг юм.

Эх сурвалж: https://www.projectmanagement.com/articles/478911/Digital-Transformation--Strategies-to-Transform-Organizations